Inflacja jest najwyższa od 20 lat i nic nie zapowiada, że sytuacja zmieni się w najbliższych miesiącach. Jeśli szukasz oszczędności, podpis elektroniczny to jedno z tych rozwiązań, które z dnia na dzień obniży firmowe koszty.
Choć podpis elektroniczny jest rozwiązaniem coraz bardziej powszechnym i w ostatnim czasie zyskuje na popularności, to wciąż wielu właścicieli firm traktuje go z dystansem. Tymczasem e-podpis to idealna propozycja dla każdego przedsiębiorstwa, niezależnie czy jest to korporacja czy mniejsza firma. Nie tylko pozwala zaoszczędzić pieniądze, ale i czas. Jest wygodny i prosty w obsłudze. Z e-podpisem nie ma konieczności drukowania i skanowania umów, nie trzeba kupować ryz papieru, serwisować drukarek, zamawiać kurierów, jeździć na pocztę czy do urzędów. Nic zatem dziwnego, że na to rozwiązanie decydują się przedstawiciele wielu branż, dołączając tym samym do grona liderów cyfryzacji.
Użytkownicy podpisu elektronicznego zgodnie twierdzą, że znacznie usprawnia i przyspiesza ich biznes. Proces zawierania umów z klientami, kontrahentami czy współpracownikami odbywa się wówczas w pełni online. To samo dotyczy wewnętrznego obiegu dokumentów. Co ważne, cała dokumentacja przechowywana jest w bezpiecznej, cyfrowej chmurze, co sprawia, że dowolny elektroniczny dokument mamy zawsze w zasięgu ręki, a dosłowniej - "kilku kliknięć". Tu nie ma możliwości, by coś zginęło "po drodze". No i kluczowa rzecz: podpis elektroniczny spełnia wymogi europejskiego rozporządzenia eIDAS, sprawiając, że dokumenty podpisane elektronicznie są prawnie wiążące i mogą - w razie potrzeby - stanowić dowód w dowolnej sprawie sądowej.
Rodzaje podpisów elektronicznych
W zależności od stopnia ważności dokumentu możemy posługiwać się zwykłym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Działająca w branży usług zaufania firma Autenti dostarcza każdy rodzaj e-podpisów określonych prawem europejskim:
- podstawowe - najwygodniejsze, najbardziej przydatne i popularne w biznesie, którymi podpisać można ponad 90% dokumentów; dokument podpisany e-podpisem Autenti potwierdzany jest na platformie zaawansowaną pieczęcią elektroniczną weryfikowaną kwalifikowanym certyfikatem - zapewnia ona autentyczność pochodzenia dokumentu oraz jego integralność,
- zaawansowane, czyli takie, przy użyciu których można dodatkowymi metodami upewnić się, że podpis jest składany przez wskazaną osobę,
- kwalifikowane, czyli takie, dzięki którym tożsamość podpisującego jest utrwalona certyfikatem potwierdzonym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
Ten ostatni, kwalifikowany podpis elektroniczny najczęściej wykorzystywany jest w relacjach z administracją publiczną, wiąże się jednak z opłatą, ponieważ wymaga identyfikacji tożsamości (w Autenti jest przeprowadzana online) podpisujących i wydania certyfikatu kwalifikowanego.
Warto wspomnieć, że korzystając z rozwiązania Autenti, pod tym samym dokumentem możesz złożyć wszystkie rodzaje e-podpisu, kiedy tylko potrzebujesz - w ramach tego samego procesu.
Kto najczęściej korzysta z podpisu elektronicznego?
Podpis elektroniczny to rozwiązanie dla każdego pracownika w firmie, nie tylko dla prezesa czy właściciela biznesu. Ważne, że dzięki niemu każdy dokument papierowy można z powodzeniem zamienić w cyfrowy i w takiej formie wysłać do klientów, kontrahentów i współpracowników. Dzięki temu usprawnia się pracę nie tylko swoją, ale również całego otoczenia. Rozwiązania Autenti najczęściej wykorzystywane są w działach sprzedaży (umowy z klientami, kontrahentami i dostawcami), finansów (sprawozdania finansowe) i HR (umowy i oświadczenia), ale mogą zaspokoić potrzeby każdej organizacji.
Autenti pomaga w digitalizacji procesów i w ich wprowadzaniu. W zależności od oczekiwań klienta, tworzy dedykowane rozwiązania polegające na zdalnym zawieraniu umów z wykorzystaniem e-podpisu dla danego przedsiębiorstwa. Podpis elektroniczny i inne usługi, jak weryfikację tożsamości, można zaimplementować w dedykowanym procesie w danej firmie, przez co nie tylko oszczędzają czas i generują oszczędności liczone w dziesiątkach tysięcy złotych, ale oferują wygodne dla wszystkich stron rozwiązania. Zawieranie umów działa szybciej i sprawniej, a klienci firm tego oczekują i bardzo sobie cenią.
Podpisana umowa w jeden dzień
Nie ma nic bardziej irytującego niż długie oczekiwanie na podpisanie umowy.
W Autenti aż 84 proc. dokumentów jest w całości podpisywanych w ciągu pierwszego kwadransa od ich nadania. To bardzo istotne. Szczególnie w dużym przedsiębiorstwie czy korporacji, gdzie każdy dzień zwłoki jest mocno odczuwalny. Co więcej, nadawca zawsze widzi, czy dokument został przez odbiorcę/odbiorców otwarty, a jeśli nadal nie jest podpisany, może wysłać do każdego z nich przypomnienie.
Cyfrowy podpis to też brak konieczności osobistego spotkania, co znacznie ułatwia szybkie zawieranie umów, niezależnie od tego, czy firmy są od siebie oddalone o kilkanaście czy kilka tysięcy kilometrów, nie wspominając o obecnej sytuacji pandemicznej, kiedy większość osób pracuje z domu.
Tak naprawdę cały proces można przeprowadzić nawet w 15 minut. A jeśli będzie to konieczne, w ten sam sposób można zawrzeć aneks lub doprecyzować czy zmienić zapisy w obecnie obowiązującej umowie. Kontrahent, do którego wysyłamy dokument podpisany elektronicznie, nie może już tłumaczyć się brakiem czasu albo tym, że czegoś nie dostał.
W szczególności w firmach z sektora finansowego pojawia się konieczność wydania kontrahentowi klienta kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Autenti w ramach swojej platformy umożliwia wydanie online podpisu kwalifikowanego kontrahentowi - również na koszt klienta, przez co odbiorca nie płaci za złożony podpis - mówi Anna Krasuska, Head of Sales w Autenti.
Więcej pieniędzy w kieszeni
Korzystanie z podpisywania dokumentów za pośrednictwem Autenti to korzyści finansowe wynikające z oszczędności osiąganych na wielu płaszczyznach.
To wspomniane już wyżej koszty związane z kosztami druku i wysyłki, ale także oszczędności wynikające z błyskawicznego przechodzenia z etapu ustaleń do realizacji umowy. Tu czas ma kluczowe znaczenie.
Na platformie Autenti wszystko mamy pod ręką, dodatkowo użytkownik ma do dyspozycji różne funkcjonalności, które jeszcze bardziej mogą usprawnić nadawanie i autoryzowanie dokumentów. Wśród nich jest katalog dokumentów, który obejmuje blisko 120 różnych schematów umów, archiwum, cyfrowa wyszukiwarka, sekwencja podpisów czy etykiety współdzielone, które znacznie ułatwiają pracę zespołową. Warto dodać, że wszystkie cyfrowe dokumenty są tak samo ważne, jak ich wersje papierowe.
Bezpieczeństwo i ekologia
Dokumenty, które wysyła się do różnych podmiotów czy osób fizycznych, zawierają wrażliwe dane. Autenti stosuje najlepsze praktyki dotyczące wymagań bezpieczeństwa, m.in. szyfruje pliki, przetwarza dane wyłącznie w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego, tworzy kopie zapasowe. Pracownicy nie mają wglądu do treści dokumentów.
Autenti, działając jako zaufana strona trzecia, gwarantuje niezależne od wszystkich uczestników transakcji, dowody z realizacji procesu złożenia podpisu elektronicznego. To wygodne i bezpieczne nie tylko dla nadawcy, ale również dla adresata.
Podpis elektroniczny dokonywany za pomocą Autenti daje pewność, że dokumenty te są prawnie wiążące (nawet jeśli będą musiały zostać przedstawione w sądzie) oraz odpowiednio zabezpieczone.
Platforma jest wpisana na listę dostawców Narodowego Centrum Certyfikacji. To system informatyczny Narodowego Banku Polskiego zbudowany w celu realizacji zadań powierzonych NBP przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Narodowe Centrum Certyfikacji tworzy i wydaje kwalifikowanym dostawcom usług zaufania certyfikaty służące do weryfikacji zaawansowanych podpisów elektronicznych lub pieczęci elektronicznych. Autenti działa także zgodnie z RODO oraz w oparciu o normy bezpieczeństwa ISO (International Organization for Standardization).
Gdy wykorzystujemy e-podpis, należy wspomnieć o aspektach ekologicznych. Wielu partnerów biznesowych weryfikuje, czy druga strona jest odpowiedzialna klimatycznie i czy działa w sposób zrównoważony.
Jeden z partnerów Autenti – bank BNP Paribas – w 2020 roku za sprawą podpisów elektronicznych zaoszczędził blisko 1,5 miliona kartek papieru, dzięki czemu ocalił prawie 120 drzew.
Gdyby ktokolwiek miał jeszcze wątpliwości, zastanawiał się, czy e-podpis jest mu w ogóle potrzebny, spójrzmy choćby na rewolucją w fakturowaniu, bankowości czy medycynie. Dziś nikt już nawet nie zastanawia się nad innym rozwiązaniem niż e-faktura, e-bankowość czy e-recepta.
To samo dotyczy podpisów – te elektroniczne wypierają fizyczne, dlatego warto o odpowiednim rozwiązaniu pomyśleć wcześniej, by już dziś był to nasz biznesowy atut.
Zalety e-podpisu
- usprawnisz proces zawierania umów na odległość,
- ponad 90 proc. umów podpiszesz podstawowym podpisem elektronicznym
- zapomnisz o poczcie i kurierach,
- skrócisz czas podpisania dokumentu nawet do 15 min,
- zyskasz bezpieczeństwo swoich dokumentów i pewność, że ich treść nie zostanie zmieniona na żadnym etapie,
- podpiszesz każdy dokument, gdziekolwiek jesteś – w pracy, w domu, w podróży,
- nie będziesz mieć potrzeby skanowania czy drukowania dokumentów, które i tak pozostają w komputerze,
- nie zgubisz już ani jednego dokumentu.
Decydując się na rozwiązania od Autenti, firmy stawiają na cyfrowy rozwój i dołączają do liderów w swojej branży. Transformacja biznesu i digitalizacja procesów odbywa się płynnie, dzięki temu, że polska spółka oferuje rozwiązania "szyte na miarę" i gotowe do wprowadzenia od ręki. W ramach trwającej obecnie "Promocji Enterprise" Autenti przygotowało ofertę specjalną dla małych i średnich firm, oferującą m.in. 9-godzinne wsparcie ekspertów w dowolnie wybranym przez klienta zakresie: IT, compliance, prawnym, bezpieczeństwa, sprzedaży i integracji, aby wprowadzenie e-podpisu i innych usług zaufania odbyło się jeszcze sprawniej. To dobry moment, by przekonać się, że e-podpis to rozwiązanie, które warto mieć w swojej firmie.
Partner artykułu: Autenti