Zanim pojawi się ogłoszenie rekrutacyjne

Jak ograniczyć potencjalne trudności, które pojawią się w rekrutacji? Profesjonalne podeście uczestników procesu może pomóc rekruterowi i sprawić, że wszystko pójdzie gładko. Jednym z kluczowych elementów jest zadbanie o relację z Hiring Managerem i uzgodnienie z nim zasad współpracy przy procesie rekrutacyjnym. Warto, żeby lider zespołu zaangażował się od początku w rekrutację, nie tylko zgłaszając na nią zapotrzebowanie. Dobrą praktyką jest planowanie procesu i jego poszczególnych etapów, ustalenie uczestników i ich obowiązków (może się okazać, że np. za weryfikację specjalistycznych umiejętności kandydata będzie odpowiadał inny członek zespołu). Te ustalenia są bardzo ważne również w kontekście komunikacji z kandydatem, którego warto informować o harmonogramie i uczestnikach rekrutacji.  

Kolejną ważną kwestią jest ustalenie z Hiring Managerem czasu, jaki potrzebuje on na ocenę kandydata i feedback do rekrutera. Dzięki temu proces będzie przebiegać sprawniej. Czas jest istotny dla wszystkich, dlatego warto zastanowić się nad terminem publikacji oferty pracy. Rozeznanie na rynku, przygotowanie dobrego ogłoszenia i komunikacji do aplikujących, zaplanowanie tych działań w dopasowaniu do innych codziennych obowiązków czy ustalenie przez rekrutera swojej dostępności (godzin i formy kontaktu) to tylko niektóre z kluczowych aktywności wpływających na skuteczne pozyskanie pracownika. 

Istotną sprawą organizacyjną jest również ustalenie konkretnych aktywności współpracowników na poszczególnych etapach rekrutacji. Może to dotyczyć np. informacji, które osoba z zespołu ma dostarczyć w określonym terminie lub działań w mediach społecznościowych, takich jak promocja oferty pracy. 

Działania rekrutacyjne zaplanowane – pora na przygotowanie profilu kandydata. Bez niego pozyskanie dopasowanych aplikacji może okazać się bardzo trudne. To kolejny element rekrutacji, przy którym wsparcie ze strony Hiring Managera jest bardzo cenne. Przyszły przełożony najlepiej wie, jakimi umiejętnościami i osobowością powinien cechować się nowy członek jego zespołu. 

Kwestie, które są istotne przy tworzeniu persony rekrutacyjnej, oprócz kompetencji, to: 

• kim jest kandydat 
• gdzie go znajdziemy i sposoby dotarcia do niego 
• jaki jest jego sposób działania 
• jaka forma aplikowania będzie dla niego najbardziej wygodna 
• czym się interesuje 
• jak się z nim komunikować. 

Profil kandydata nie powinien być zmieniany w trakcie procesu, ponieważ działania rekrutacyjne są do niego dopasowane. Przygotowanie persony ogólnikowo lub niedokładnie może skutkować nie tylko małą liczbą aplikacji, ale również zwiększonymi kosztami rekrutacji. 

Analiza danych to jedno z najważniejszych działań w biznesie. Nie inaczej jest w przypadku rekrutacji. Jej skuteczne zaplanowanie wymaga przyjrzenia się niedawno zakończonym procesom, szczególnie tym, na podobne stanowiska. Daty są bardzo istotne, gdyż rynek pracy nieustannie się zmienia i informacje sprzed kilku lat mogą być już nieaktualne i wprowadzić rekrutera w błąd. 

Przyglądając się rekrutacji, dobrą praktyką jest sprawdzenie źródeł, które w przeszłości pomogły pozyskać najlepiej dopasowanych kandydatów. Dzięki ocenie efektywności źródeł można jeszcze lepiej przygotować ogłoszenie o pracę, a po analizie czynników demograficznych lepiej dotrzeć do osób potencjalnie zainteresowanych ogłoszeniem.   

Czy warto korzystać z feedbacku od uczestników z już zakończonych rekrutacji? Oczywiście! Komunikacja z kandydatami umożliwia uzyskanie bezcennych informacji na temat jakości ogłoszenia oraz elementów procesu, które wymagają dopracowania. 

Podczas analizy źródeł efektywności i po dopasowaniu ich do nowej rekrutacji, należy zastanowić się nad alternatywami dla klasycznej publikacji ogłoszeń. Aktywność Hiring Managera w mediach społecznościowych oraz wykorzystanie poleceń pracowniczych do szerzenia informacji o otwartym procesie rekrutacyjnym, to rozwiązania, które mogą skutkować większym spływem bardziej dopasowanych aplikacji. 

Postawmy się na chwilę na miejscu kandydata. W ogłoszeniu o pracę najbardziej kluczowych jest dla niego kilka aspektów. Wybór tych najważniejszych informacji i umieszczenie ich na początku ogłoszenia, to jeden ze sposobów na przyciągnięcie jego uwagi. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od 2-3 zdań informujących, jaką rolę będzie pełniła osoba na oferowanym stanowisku. 

Na ogłoszenie rekrutacyjne aplikują osoby, które nie zawsze w 100% odpowiadają zakładanej personie i oczekiwaniom firmy, dlatego już na etapie briefu warto określić kluczowe kompetencje na oferowanym stanowisku. Dzięki temu wstępna selekcja kandydatów odbywa się sprawniej, a na spotkania zapraszane są osoby spełniające najważniejsze kryteria. W tym miejscu należy pamiętać o tym, aby wymagania były dopasowane do trybu pracy i oferowanego stanowiska. 

Skuteczna oferta pracy zawiera widełki wynagrodzenia. Te powinny być ustalone racjonalnie i adekwatnie do przyszłej roli – lepiej unikać propozycji 5 000–25 000 zł, ponieważ taki zakres niewiele powie kandydatowi. Jeśli wiemy, że widełki są nienegocjowalne, ich zamieszczenie pozwala zaoszczędzić czas, który rekruter straciłby na rozmowach z osobami, którym nie odpowiadają proponowane warunki finansowe. 

Zanim pojawi się ogłoszenie rekrutacyjne, warto przyjrzeć się marce pracodawcy i opiniom, które są na jej temat zamieszczone w sieci. To istotna kwestia dla kandydatów, którzy chcą poznać doświadczenia innych osób i ocenić, czy warto aplikować na daną ofertę. W dobrym Employer Brandingu może pomóc również budowanie marek osobistych przez obecnych pracowników. Posiadanie w zespole cenionych ekspertów przynosi firmie realne korzyści rekrutacyjne. 

Kandydaci chcą widzieć możliwości jakie da im praca w danym miejscu, dlatego w ogłoszeniu powinno się zamieścić opis firmy. Wystarczą 3 chwytliwe, konkretne zdania pokazujące, co nas wyróżnia, aby zachęcić osobę do wypełnienia formularza rekrutacyjnego. Historię organizacji można znaleźć na stronie firmowej, dlatego lepiej skoncentrować się na realnych korzyściach płynących z dołączenia do zespołu. 

Jednak opis to nie wszystko. Rekruter powinien spojrzeć na przygotowaną personę i zastanowić się nad tym, co firma może mu zaoferować. Powszechnie wykorzystywane hasła, jak np. młody i dynamiczny zespół, nie są przekonujące. W komunikacji procesu rekrutacyjnego warto postawić na informacje, które więcej mówią o sposobie pracy w firmie i korzyściach z tego płynących. Elastyczny czas pracy, praca zdalna czy możliwość załatwienia spraw osobistych w czasie pracy, to tylko przykłady rozwiązań, które mogą się okazać wartościowe dla aplikujących. 

Bez rozmowy trudno osiągnąć jakikolwiek cel, dlatego rekrutacja bez sprawnej komunikacji i feedbacku nie będzie skuteczna. W przypadku kandydatów można wesprzeć się narzędziami umożliwiającymi automatyczną komunikację po kwalifikacji do następnego etapu procesu, jednak będzie to jedynie uzupełnieniem dla telefonów z informacją zwrotną.  

Feedback to oznaka szacunku dla osób, które poświęciły czas na udział w rekrutacji. Niezależnie od oceny, powinien być udzielony. W przypadku oceny kandydata skutkującej odmową dalszego udziału w procesie, warto przekazać informację zwrotną w sposób konstruktywny – wskazując na elementy, które aplikujący może poprawić, aby zwiększyć swoje szanse w przyszłości. 

Kluczowe jest to, aby komunikować się sprawnie nie tylko z kandydatami. Rekruter może informować Hiring Managera na poszczególnych etapach rekrutacji np. o liczbie aplikacji i ich dopasowaniu. Na etapie planowania procesu należy ustalić z liderem zespołu oraz jego współpracownikami sposoby komunikacji, aby nie zaburzać porządku rekrutacyjnego. 

Dodatkowo, można wyciągnąć rękę do kandydatów i dać im możliwość zadania pytań przyszłemu managerowi, współpracownikowi czy buddiemu. Przekazanie numeru telefonu czy adresu email pomoże w kontakcie z nimi i finalnie może pomóc rozwiać wątpliwości i uzyskać odpowiedzi na pytania, które nie padły podczas rozmowy. 

Firma, rekruter i Hiring Manager potrzebują rozwiązań, które wesprą ich na każdym etapie rekrutacji. Warto postawić na sprawdzone narzędzia, takie jak system ATS od HRlink. Z jego pomocą zadbasz o: 

• Projekty rekrutacyjne i współpracę z zespołem – dobry ATS usprawnia komunikację na linii rekruter-Hiring Manager/zespół. HRlink pozwala na stworzenie zespołu projektowego, w którym wszystkie informacje o aplikujących są gromadzone w jednym miejscu. Dzięki temu jego członkowie mogą stale monitorować rekrutację, dodawać notatki i sprawniej podejmować decyzje dotyczące kandydatów. 
• Komunikację – ten obszar rekrutacji również jest możliwy do zautomatyzowania. W ATS HRlink rekruterzy w jednym miejscu gromadzą wszystkie CV i planują swoje działania na nich. Mogą przygotować szablony wiadomości email i dzięki temu sprawniej komunikować się z kandydatami. Ponadto z poziomu systemu mogą oni również wysyłać do kandydatów wiadomości SMS. 
• Skuteczne analizy – dzięki funkcji raportowania pracodawcy mogą generować własne raporty. Analizy procesów rekrutacyjnych, pozyskiwanie kandydatów z najlepszych źródeł i sprawne decyzje o zatrudnieniu danej osoby staną się skuteczniejsze.

Nikt nie lubi etapu przygotowań, ale każdy cieszy się z pozytywnych efektów swojej pracy, dlatego istotne jest zadbanie o rekrutację na jej wstępnych etapach, kiedy jeszcze nie komunikujemy oficjalnie światu naszych poszukiwań. Bez odpowiedniego planowania, przejrzenia raportów i przygotowania dobrej oferty pracy, nie można liczyć na fajerwerki, które tak bardzo chcemy zobaczyć, a następnie cieszyć się udaną współpracą z nowozatrudnionym pracownikiem.