Czy każdy może prowadzić auto służbowe?

Pytania te często nurtują zarówno pracodawców, jak i bezpośrednio zainteresowanych pracowników. Nie chodzi tu jednak o osoby zatrudnione na stanowisku _ kierowca _ lecz tych, dla których prowadzenie samochodu jest jedynie dodatkowym elementem pracy. Kłopotliwe zagadnienia obejmują sam obowiązek dodatkowych badań, ich zakres, częstotliwość, koszt. Aby wyjaśnić powyższe problemy należy zacząć od podstawowych wymogów.
Jakie badania należy wykonaćKodeks pracy w art. 229 §4 jednoznacznie wskazuje, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. I w tym miejscu pojawia się pierwszy problem, a mianowicie skąd lekarz ma wiedzieć, że dany pracownik będzie w ramach swojej pracy wykorzystywał samochód osobowy. Otóż obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie lekarzowi właściwych informacji. Wynika to z regulacji zawartych w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30.05.1996r. ( Dz. U. nr 96 poz.332 z p. zm.).

Oceny zagrożeń występujących na określonym stanowisku lekarz dokonuje na podstawie informacji przekazywanych przez pracodawcę (§3 ust. 2). Badania profilaktyczne, w skład których wchodzą badania wstępne, okresowe i kontrolne przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę (§4). Skierowanie to, oprócz danych osobowych pracownika i określenia stanowiska pracy, powinno zawierać informacje o występujących na danym stanowisku czynników szkodliwych lub uciążliwych. Zasadne i celowe jest też podanie wszystkich innych istotnych informacji wskazujących na charakter pracy lub sposób i warunki jej wykonywania. Do takich informacji należy właśnie wzmianka o prowadzeniu samochodu osobowego w celach służbowych. Uzupełnieniem może być informacja o częstotliwości kierowania samochodem np. sporadycznie w przypadku pracowników administracyjnych, czy często jak to ma miejsce u pracowników zatrudnionych na stanowiskach np. przedstawicieli handlowych.

Wszystkie te dane są niezbędne lekarzowi do określenia zakresu i częstotliwości badań profilaktycznych. Lekarz może poszerzyć zakres badań profilaktycznych o dodatkowe specjalistyczne badania konsultacyjne oraz badania dodatkowe, a także wyznaczyć krótszy termin następnego badania niż to wynika ze wskazówek metodycznych. Wynika to wyłącznie z oceny stanu zdrowia pracownika. Kolejne badanie może być więc niezbędne po kilku miesiącach lub dopiero po kilku latach.

Nie ma jednego obowiązującego wzoru skierowania na badania profilaktyczne, ważne jest natomiast, aby podać niezbędne informacje. Taki zakres badań często budzi sprzeciw i niezadowolenie samych pracowników lub ich pracodawców, którzy uważają, że sam fakt posiadania prawa jazdy określonej kategorii jest wystarczający.

Niestety w sytuacji kierowania pojazdem w celach służbowych powyższe wymogi są obowiązujące. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik kieruje samochodem służbowym, czy też samochodem prywatnym do celów służbowych. Różnica polega jedynie na dodatkowych rozliczeniach pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, w ramach osobno zawieranych umów w tym zakresie.
Kto za to płaci?Koszty takich badań profilaktycznych, zgodnie z art. 229 §6 Kodeksu Pracy, ponosi pracodawca. Wynikają one wprost z zawartej umowy z jednostką służby zdrowia i obejmują badania podstawowe oraz te dodatkowe. Jest to więc sprawa indywidualna. W tym miejscu należy wspomnieć o dodatkowym obowiązku pracodawcy, a mianowicie obowiązku zawarcia umowy z jednostką służby medycyny pracy na sprawowanie opieki profilaktycznej nad pracownikami. Wynika to z art. 12 Ustawy z 27.06.1997r. o służbie medycyny pracy.

Kolejnym elementem związanym bezpośrednio z kosztami badań profilaktycznych jest regulacja zawarta w art. 229 §3 Kodeksu Pracy mówiąca o tym, że badania te przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Zapis ten dopuszcza więc sytuację, w której to pracownik poddawany jest badaniom w czasie dla niego wolnym od pracy. Z tego tytułu nie przysługują mu żadne świadczenia finansowe poza zwrotem kosztów przejazdu na te badania wg zasad obowiązujących przy podróżach służbowych.

Jednak w sytuacji przeprowadzania badań profilaktycznych w czasie godzin pracy, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jest to więc również sprawa indywidualnie wynikająca z organizacji pracy, a w szczególności z systemu i rozkładu czasu pracy oraz siedziby zakładu w stosunku do adresu jednostki służby zdrowia, co generuje koszty przejazdu.
Czy to konieczne w każdym wypadku?Powyższe regulacje dotyczą osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy. Zasady te nie obowiązują w przypadku zatrudniania osób w ramach umów cywilnoprawnych, a więc umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Jeżeli strony takiej umowy uzgodnią jednak konieczności potwierdzenia stanu zdrowia odpowiednim zaświadczeniem lekarskim, co w konsekwencji wiąże się z przeprowadzeniem badań lekarskich, to zwrot poniesionych kosztów jest sprawą umowną. Koszty ponosić może przedsiębiorca zlecający określoną pracę lub też sam wykonawca.