Karty paliwowe - bezpieczeństwo i oszczędności?

Wydatki na paliwo stanowią sporą część kosztów ponoszonych przez firmy korzystające w swojej działalności z różnego rodzaju pojazdów. Dodatkowo, istnieje ryzyko nieuczciwych praktyk stosowanych przez kierowców, jak kradzież paliwa czy tankowanie samochodów prywatnych na koszt pracodawcy. Rozliczanie dziesiątek faktur za paliwo przynosi dodatkowo komplikacje w kwestii księgowości. Sprawdź jak ustrzec się przed takimi przypadkami, ułatwić sobie rozliczenia i jeszcze na tym oszczędzić.
Zwiększone bezpieczeństwoZasadniczym plusem korzystania z kart paliwowych jest poprawa bezpieczeństwa ze względu na wyeliminowanie transakcji gotówkowych. Przy zakupie paliwa czy też akcesoriów samochodowych kierowca płaci za pośrednictwem karty, faktura natomiast przesyłana jest na do firmy. Kierowcy nie muszą więc wozić ze sobą dużych kwot w gotówce.

Dzięki kartom paliwowym możemy również wyeliminować nadużycia związane z tankowaniem pojazdów prywatnych na koszt firmy. Karta przypisana jest zwykle do pojazdu o danym numerze rejestracyjnym. Pracownicy stacji paliw zobowiązani są do sprawdzenia czy dane z karty i samochodu się zgadzają. Uniemożliwione jest więc tankowanie pojazdów innych, niż przypisane do karty.

Dzięki programom do kontroli wydatków paliwowych możemy przez cały czas nadzorować użycie kart paliwowych w naszej firmie, dzięki czemu wszelkie nadużycia będą bardzo łatwe do wyłapania. Możemy także wprowadzić limity i inne ustawienia użytkowania. W momencie pojawienia się jakichkolwiek nieprawidłowości zostaniemy o tym niezwłocznie powiadomieni. Może tak się stać w przypadku niebezpiecznie dużych zakupów lub też powielania tego samego typu transakcji kilkukrotnie w ciągu jednego dnia.
Efektywniejsze zarządzanie flotąDzięki kartom paliwowym zyskujemy możliwość pełnej kontroli nad tankowaniem firmowych pojazdów. Wprowadzić możemy bowiem ograniczenia co do niemal wszystkich czynników z tym związanych. Decydować możemy więc o punktach, w których nasi kierowcy mogą nabywać paliwo, zasięgu terytorialnym, wydawanych na ten cel kwotach, a nawet godzinach tankowania. Możemy również w dowolnym momencie otrzymać zbiorcze lub szczegółowe raporty dotyczące zakupów paliwa przez naszych kierowców.

Karty paliwowe stanowią także nieocenioną pomoc w rozliczaniu kosztów. Zamiast otrzymywać wiele faktur z różnych stacji paliw, często nawet wystawionych w różnych krajach, otrzymujemy jedno miesięczne zestawienie dla poszczególnych samochodów lub też zbiorczo dla całej floty. W przypadku kiedy mamy w firmie spora liczbę aut ma to ogromne znaczenie i bardzo ułatwia prawidłowe rozliczanie kosztów.

Firmy paliwowe oferują także dodatkowe korzyści płynące z posiadania kart paliwowych. Są to narzędzia pomagające nie tylko w kontroli wydatków, ale także planowaniu najlepszych tras przejazdów, określaniu najtańszych stacji paliw czy też punktów serwisowych.

Dzięki kartom paliwowym łatwiej jest zaplanować wydatki firmowe i zaplanować je w przyszłości. Jest to bardzo ważny element zarządzania firmą, który pomaga w utrzymaniu stabilności finansowej przedsiębiorstwa.

Plusy podczas wyjazdów zagranicznychWyjazdy do krajów, gdzie operuje się obcą walutą stwarzają niewygodą konieczność posiadania przy sobie gotówki. Jeśli trasa przejazdu wyznaczona jest przez kraje posługujące się różnymi walutami, problem staje się jeszcze większy. Karta paliwowa stanowić może rozwiązanie. Niektóre z przedsiębiorstw oferujących karty zapewniają bowiem możliwość płatności za granicą, często przy pełnej dowolności waluty. Jeszcze większą wygodę zapewniają te, które umożliwiają płatność kartą nie tylko za paliwo, ale również za korzystanie z autostrad czy usług serwisowych.

W przypadku wyjazdów zagranicznych, dla kontroli wydatków istotne jest również ograniczenie ryzyka związanego ze zmiennością kursów walutowych. Karta paliwowa daje możliwość rozliczania transakcji po kursie, z czasu kiedy zostały one zawarte. Możemy także wybrać w jakiej walucie wolimy rozliczać zakupy. Dzięki takim rozwiązaniom nie tylko eliminujemy ryzyko kursowe, ale także oszczędzamy. Podczas zakupu paliwa za granicą, dzięki korzystaniu z kart paliwowych możemy także odzyskać zapłacony podatek VAT.
Szukamy oszczędnościPoza opisywanymi wcześniej oszczędnościami związanymi z prostszymi rozliczeniami księgowymi oraz zakupami za granicą, firmy oferujące karty paliwowe zapewniają także zniżki przy zakupie paliwa. Zazwyczaj podpisując umowę na użytkowanie kart paliwowych, otrzymujemy propozycje rabatów, które będą nam przysługiwały przy współpracy w dłuższym okresie.

W zależności od firmy i rodzaju oferty rabaty mogą mieć charakter procentowy lub kwotowy. W pierwszym wypadku uzyskujemy stałą procentową zniżkę, w drugim określone jest o ile mniej będziemy musieli zapłacić za każdy litr benzyny. Zniżka ta wynosić może np. 20 groszy na każdym litrze.

Która z tych opcji jest korzystniejsza? Wszystko zależy od wahań cen paliwa. W przypadku kiedy ceny benzyny spadają, uzyskany przez nas rabat procentowy ma coraz mniejszą wartość nominalną i prawdopodobnie korzystniejszy będzie rabat kwotowy. Kiedy jednak ceny rosną, rośnie również wartość naszego procentowego rabatu. Ta sytuacja jest oczywiście dużo bardziej realna biorąc pod uwagę tendencje na rynkach paliw. Każdą ofertę należy jednak przeanalizować indywidualnie, ponieważ istotne są warunki na jakich przyznawane są rabaty, a także ich wysokość.

Ważne dla wielu firm jest także to, że w przypadku kart paliwowych spłaty należności nie musimy dokonywać od razu, jak ma to miejsce w przypadku zakupów tradycyjną metodą. Zwykle termin na spłatę wynosi około 30-45 dni.