Przedsiębiorcy wykorzystujący jednoślady do doręczania przesyłek czy cateringu mogą spać spokojnie. Dotyczy to także wypożyczalni. Jednak kłopot z uzasadnieniem zakupu mogą mieć ci, którym te pojazdy mają służyć jako dodatkowy środek transportu. Można dowodzić, że skracają dojazd do pracy, jednak nabycie np. sportowych rowerów co do zasady wzbudzi podejrzenia urzędników skarbowych. Zakwestionowanie faktury, naliczenie podatku i ewentualne odsetki za opóźnienie w zapłacie daniny to tylko kilka możliwych zagrożeń. W najpoważniejszych przypadkach możliwe są nawet sankcje karno-skarbowe.
Nowe możliwości
Rosnąca popularność rowerów i hulajnóg zainteresowała także przedsiębiorców. Naprzeciw z ofertą wyszły firmy leasingowe, upatrując w tym niezły interes. Według Łukasza Czekańskiego, doradcy w kancelarii WKB Wierciński Kwieciński Baehr, przepisy dopuszczają taką możliwość, jeśli ww. pojazdy spełniają definicję środka trwałego. W przypadku leasingu operacyjnego, opłaty mogą być kosztem uzyskania przychodów pod warunkiem zawarcia umowy na okres 40% normatywnego czasu amortyzacji (dla rowerów to min. 27 miesięcy). Dodatkowo suma opłat powinna być przynajmniej równa wartości początkowej roweru czy hulajnogi. W leasingu finansowym wystarczy umowa na czas oznaczony, koszty podatkowe to tylko część odsetkowa, a podatnik ma prawo do amortyzacji sprzętu.
– Kwestię opłacalności należy oceniać w kontekście konkretnego podatnika i jego aktualnych potrzeb oraz możliwości finansowych. W przypadku leasingu operacyjnego trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że należy rozliczać podatek od towarów i usług stopniowo, przez cały okres trwania umowy. A każda rata leasingowa wiąże się z prawem odliczenia VAT-u oraz rozliczeniem kosztów uzyskania przychodów – mówi Marek Niczyporuk, radca prawny i doradca podatkowy z Kancelarii Ars AEQUI.
Zdaniem Anety Sochy-Jaworskiej, eksperta kadrowo-płacowego w firmie inFakt, rozliczenie kosztów hulajnogi i roweru wygląda w obu przypadkach identycznie. Sprzęt można sfinansować zarówno w leasingu operacyjnym, jak i finansowym. Jedyna różnica – przy czym nie związana z podatkami – polega na tym, że rower to środek transportu, natomiast poruszanie się hulajnogą, nawet elektryczną, jest traktowane na równi z ruchem pieszych.
– Wartość hulajnóg zwykle nie przekracza 10 tys. zł, zatem wydatek będzie rozliczany w ramach podatku dochodowego bez konieczności stosowania przepisów o amortyzacji. Natomiast rowery, zwłaszcza elektryczne, mogą być znacznie droższe. W tym przypadku leasing jest alternatywą dla kredytu. Pozwala bowiem uzyskać korzyść w postaci wyższych miesięcznych kosztów uzyskania przychodów. Jednocześnie nie trzeba szukać środków na sfinansowanie – dodaje radca prawny z Ars AEQUI.
Natomiast Łukasz Czekański wyjaśnia różnicę między finansowaniem leasingu rowerów i hulajnóg a samochodów. W pierwszym i drugim przypadku do kosztów podatkowych można zaliczyć całą wartość opłat leasingowych. Natomiast przy samochodach osobowych nie zalicza się do nich opłat wynikających z umowy leasingu (z wyjątkiem składek na ubezpieczenie samochodu osobowego), w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 tys. zł pozostaje do wartości pojazdu będącego przedmiotem tej umowy.
– Dodatkowe obciążenia, jakie występują przy leasingu, to z pewnością odsetki. Poza tym można dokupić np. ubezpieczenie czy dodatkowe wyposażenie sprzętu. Jeśli zakup roweru czy hulajnogi będzie rozliczany w kosztach działalności, to pozostałe wspomniane wyżej wydatki także mogą być w ten sposób rozliczane – stwierdza Aneta Socha-Jaworska.
Odpowiedzialność
Jednak – jak podkreśla Marek Niczyporuk – zgodnie z obowiązującymi przepisami, kosztami uzyskania przychodów są co do zasady nakłady poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania czy zabezpieczenia ich źródła. Wynika z tego, że aby nakłady można było uznać za koszt podatkowy, między nimi a osiągniętym przychodem musi zachodzić związek przyczynowo-skutkowy. Tym samym wydatki poczynione przez podatnika można uznać za koszty uzyskania przychodu, jeżeli są one poniesione w sposób celowy.
– Od strony prawnej nie ma żadnych pułapek. Natomiast organy podatkowe mogą badać, czy rower lub hulajnoga są rzeczywiście wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej. Nie ma przepisów wprost zakazujących zaliczania tego rodzaju nakładów do tych kosztów. W mojej ocenie, należy traktować je podobnie do wydatków na samochód służbowy, oczywiście ze wszelkimi różnicami – komentuje doradca z kancelarii WKB.
Według eksperta inFaktu, wypożyczający i sprzedający różnego typu towary nie będą mieli problemu z rozliczaniem kosztów. Natomiast, w opinii Marka Niczyporuka, także wykazanie celowości zakupu roweru czy hulajnogi przez podatnika, który zatrudnia kurierów używających tych pojazdów do doręczania przesyłek albo prowadzi firmę cateringową, z pewnością nie zostanie zakwestionowane. Będzie to jednak znacznie utrudnione, gdy korzystanie z tego rodzaju środków transportu nie jest zbytnio uzasadnione rodzajem prowadzonej działalności.
– Podatnik w takiej sytuacji powinien być w stanie udowodnić, że używa ich bezpośrednio do wykonywania działalności gospodarczej, albo w sposób pośredni, np. w celu szybszego dojazdu do biura lub do klientów, przykładowo w celu uniknięcia korków lub gdy nie dla wszystkich dostępne są samochody służbowe. W sytuacji, w której przedsiębiorca wykorzystuje dodatkowo samochód do działalności gospodarczej, można twierdzić, że ten służy do dalszych wyjazdów, do przewożenia dokumentów czy materiałów, a rower lub hulajnogę przeznaczono do krótszych podróży – informuje Łukasz Czekański.
Z kolei radca prawny z Ars AEQUI dodatkowo wskazuje, że zdarzają się przypadki podatników, którzy próbują dokonywać takich zakupów i rozliczać je w firmie w sytuacji, kiedy przedmioty te nie służą niczemu innemu, jak tylko zaspokajaniu osobistych potrzeb właściciela czy jego członków rodziny, którzy np. prywatnie uprawiają sporty kolarskie. Trudno będzie wykazać związek z działalnością gospodarczą roweru specjalistycznego, np. triathlonowego czy czasowego, z jakiego korzysta wyłącznie właściciel czy prezes zarządu.
– Jeśli przedsiębiorca w razie kontroli nie będzie w stanie uzasadnić zakupu hulajnogi lub roweru, to wydatek zostanie zakwestionowany i podatnik będzie musiał fakturę za zakup usunąć z kosztów. W tej sytuacji może wystąpić podatek do zapłaty i dodatkowe odsetki za uregulowanie zobowiązania po terminie. A to często może dobrze zaboleć. Przy nieuzasadnionym zaksięgowaniu kosztu można narazić się na konsekwencje karno-skarbowe. Jednak uważam, że w tych przypadkach mamy do czynienia z niską szkodliwością czynu, więc takich następstw być nie powinno – opiniuje Aneta Socha-Jaworska.
Jednak Marek Niczyporuk twierdzi, że sankcje zależą od wielkości uszczuplenia podatku i w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, podatnik może zostać również pociągnięty do odpowiedzialności karno-skarbowej. W tego typu sytuacjach będzie to odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe, przy czym kwota uszczuplenia nie może przekraczać pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia.
