Takich zmian w pracy zdalnej nie oczekiwano. Co wprowadzą nowe przepisy?

Wkrótce zamiast o "telepracy" przeczytamy w Kodeksie o "pracy zdalnej". Ustawa, podpisana przez prezydenta ostatniego dnia stycznia, wprowadza kilka zmian, które mają odpowiadać realiom popandemicznym, kiedy wielu pracowników przeszło z pracy w biurze na home office.

W uzasadnieniu do ustawy czytamy, że reforma zakłada wprowadzenie możliwości wykonywania pracy zdalnej w całości lub części poza zakładem. Mówi również o tym, że ustalenie jej zasad odbywać się będzie w porozumieniu między pracodawcą a przedstawicielami pracowników – na przykład związkiem zawodowym. W ustawie jednak próżno szukać szczegółów dotyczących między innymi wysokości kosztów, jakie powinni pokrywać zatrudniający. Pracodawcy są postawieni przed wieloma niewiadomymi.

Przypomnijmy, że ustawa zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów ponoszonych przez pracownika, takich jak na przykład internet czy energia elektryczna.

Czy są to zmiany oczekiwane przez pracodawców? – Jest sporo niewiadomych, wiele kwestii pracodawcy muszą sobie uregulować wewnętrznie. Zatrudniający będą musieli współpracować w tym zakresie ze związkami zawodowymi, a jednocześnie, jeśli się nie dogadają, to wziąć pod uwagę ustalenia, które zostały poczynione w ramach tych rozmów. W przypadku, kiedy nie funkcjonuje w zakładzie związek zawodowy, przepisy mówią, że pracodawca powinien porozumieć się z przedstawicielami pracowników – mówi nam Ewelina Pietrzak-Wojnicz, radczyni prawna oraz pełnomocniczka firm ds. przeciwdziałania mobbingowi i innym działaniom niepożądanym.

I dodaje, że przedsiębiorcy czy przedstawiciele działów HR mówią, że dostali kolejny kamyczek do ogródka kosztów pracodawcy.

– Nie wiedzą też do końca, jak to zostanie urealnione. Łatwiej byłoby dyskutować z ryczałtami, czy ze stałymi kosztami lub z jakąś kwotą, ale w przypadku, kiedy coś ma być ustalane na poziomie zakładu pracy, to jest taka obawa, że tam, gdzie związki są silniejsze, wynegocjują wyższy ryczałt lub ekwiwalent dla zatrudnionych. To znaczy, że środki będą zróżnicowane i być może niezależne od uśrednionych kosztów, które wszyscy ponoszą – wyjaśnia Pietrzak-Wojnicz w rozmowie z money.pl.

Co w przypadku pracy hybrydowej – czy również będzie obowiązywał zwrot kosztów? – W przypadku łączenia pracy zdalnej z pracą z biura w kontekście zwrotu kosztów pojawiają się różne stanowiska. Są tacy, którzy uważają, że wykonywanie pracy zdalnej nawet w niepełnym wymiarze do tego uprawnia, ale również pojawiają się głosy, że nie jest to dobre i sprawiedliwe rozwiązanie. Wysokość ryczałtu będzie zależała od ustaleń między pracownikami a pracodawcą, jednak powinno się rozróżnić sytuację osób pracujących w pełni zdalnie i tych, którzy przez kilka dni w tygodniu korzystają z biura i generują koszty bezpośrednio po stronie firmy. Poza tym inne koszty będzie ponosić pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu a inne ten pracujący tylko na część etatu, jak również np. taki, któremu internet zapewni pracodawca – dodaje nasza rozmówczyni.

Według nowych przepisów to, czy pracownik może pracować zdalnie, powinno być uzgodnione albo przy zawieraniu umowy, albo podczas jej trwania. To oznacza, że ponownie będziemy mieli do czynienia z sytuacją zależną od ustaleń między pracodawcą a pracownikami. Co w takim razie będzie podstawą do rozliczenia kosztów poniesionych z tytułu wykonywania pracy poza biurem?

– Szukanie dokumentu, który będzie podstawą do wypłaty zwrotu kosztów, ekwiwalentu czy ryczałtu dla pracownika pracującego zdalnie, będzie zależało od tego, jaki tryb będzie zastosowany. Może to być regulamin lub porozumienie. W ramach nowych przepisów będzie to obowiązek ustawowy, więc niezależnie od tego, w jaki sposób będzie wyartykułowany w zakładzie pracy, będzie on obowiązywał – mówi nam radczyni prawna.

Pietrzak-Wojnicz precyzuje, że przepisy dają możliwość, aby uzgodnienia dotyczące pracy zdalnej miały miejsce również w trakcie zatrudnienia. Pytamy więc, czy jest potrzebny aneks do umowy. – Nie, bo wyłączony został ze stosowania przepis, który mówi o tym, że zmiany warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej. W tym wypadku wystarczające będzie uzgodnienie albo wniosek pracownika pisemny lub nawet elektroniczny. Chociaż faktycznie pracownik będzie zmieniał miejsce wykonywania pracy – dodaje.

W przepisach znalazły się okoliczności, w jakich pracodawca powinien przychylić się do wniosku zatrudnionego, aby ten pracował w domu.

Wniosek o pracę zdalną będzie mógł złożyć pracownik-rodzic dziecka m.in. legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności oraz zatrudniony wychowujący dziecko do czwartego roku życia. O home office będą mogły zawnioskować również pracownice w ciąży lub zatrudnieni sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Jak tłumaczyła szefowa resortu rodziny Marlena Maląg, pracodawca będzie mógł takiemu pracownikowi odmówić pracy zdalnej tylko, jeżeli jej wykonywanie nie będzie możliwe ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. O przyczynie odmowy będzie musiał poinformować zatrudnionego.

Co więcej, przepisy wskazują, że na wniosek pracownika pracodawca będzie mógł zezwolić na 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku. Jednak w przypadku okazjonalnego wykonywania obowiązków, nie będą miały zastosowania regulacje dotyczące pracy zdalnej zawarte w regulaminie danego zakładu.

Pracodawca może polecić taki rodzaj pracy w obliczu siły wyższej. To oznacza, że pracownik będzie mógł wykonywać swoje obowiązki zdalnie w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii i w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu.

Czy można odmówić pracy zdalnej? –Takiemu pracownikowi, który wcześniej pracował w biurze - tak. Jeśli nie znajdzie porozumienia z pracownikiem co do terminu powrotu, pracownik będzie musiał wrócić po 30 dniach od informacji od pracodawcy. Z drugiej strony w nowelizacji zostało wskazane, kiedy pracodawca nie może odmówić tej pracy zdalnej. Co do zasady dotyczą one osób, które łączą wykonywanie pracy z funkcjami społecznymi - jak z wychowywaniem dziecka – dodaje Pietrzak-Wojnicz w rozmowie z money.pl.

– Warto też pamiętać, że pracodawca będzie mógł cofnąć pozwolenie na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika, jeśli stwierdzi w czasie kontroli, że na przykład pracownik nie przestrzega zasad dotyczących ochrony danych osobowych. Wtedy pracownik wróci do pracy w zakładzie pracy w terminie, który określi pracodawca – precyzuje nasza rozmówczyni.

Weronika Szkwarek, dziennikarka money.pl