Firmy inwestują w podróże motywacyjne. Ich organizację zlecają profesjonalistom

Przed pandemią rynek przemysłu spotkań w Polsce wyceniany był na prawie 35 mld złotych, co oznaczało, że wpływy z niego do PKB wynosiły 1,5 proc. W konferencjach, kongresach, targach i innych wydarzeniach oraz w wyjazdach motywacyjnych udział wzięło 16 mln osób z kraju i z zagranicy. Eventy trwały średnio dwa dni, a firmy działające w tym segmencie dawały pracę 220 tys. osób. Tak wynika z ostatniego opublikowanego raportu Poland Impact Events przygotowanego przez Celuch Consulting i MPI Web pod patronatem Polskiej Organizacji Turystycznej.

Później przyszła pandemia, a rynek z oczywistych powodów się załamał. Firmy, które prowadziły działalność w formule zdalnej, organizowały internetowo nie tylko spotkania zespołów, ale też większe wydarzenia takie jak szkolenia, konferencje, a nawet targi. Część ekspertów przewidywała, że po ustaniu kryzysu wywołanego przez koronawirusa trudno będzie powrócić do spotkań bezpośrednich, rzeczywistość okazała się zgoła inna.

Co prawda na razie nie ma świeższych danych prezentujących obraz rynku MICE w Polsce – bo o nim właśnie mowa, istnieją jednak raporty pokazujące kondycję poszczególnych jego segmentów. Zanim do nich przejdziemy – słowo wyjaśnienia. Termin MICE oznacza organizację spotkań, wyjazdów motywacyjnych, na konferencje, targi i inne wydarzenia (z angielskiego: meetings, incentives, conferences, exhibitions/events).

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Wspomniany raport to Barometr SOIT (Stowarzyszenie Organizatorów Incentive Travel) dotyczący działalności organizatorów podróży motywacyjnych (incentive travel) w latach 2020-22 wraz z perspektywą na 2023 rok. Wynika z niego, że w 2022 roku firmy zrzeszone w SOIT zorganizowały 690 wyjazdów motywacyjnych, a ich prognoza na 2023 rok zakładała, że liczba ta wzrośnie do 828.

Średni budżet podróży w przeliczeniu na uczestnika to 7-8 tys. zł, 44 proc. tych realizowanych do krajów europejskich wiązało się z wydatkiem rzędu 8-12 tys. zł, a przy 31 proc. podróży do krajów znajdujących się poza Starym Kontynentem firmy przeznaczały na osobę powyżej 14 tys. zł. Średnio grupy liczyły 54 osoby, czyli o dwóch uczestników więcej niż w 2019 roku. Łącznie członkowie SOIT obsłużyli 38,05 tys. osób. Skumulowane obroty wynikające z tej działalności wyniosły 200 mln zł.

Dane te osobom niezwiązanym z branżą mogą wydawać się zaskakujące, szczególnie w odniesieniu do liczby miejsc pracy, jakie tworzy. Trzeba pamiętać jednak, że nie chodzi tylko o pracowników firm organizujących takie wyjazdy, ale też o ich podwykonawców. Segment MICE, podobnie jak cały sektor podróży i turystyki, ma bardzo duży wpływ pośredni na inne branże.

Przy MICE na pewno trzeba uwzględnić hotele, obiekty konferencyjne, przewoźników – od linii lotniczych przez koleje aż po transport autokarowy i mniejszy kołowy, ale też firmy cateringowe, restauracje i inne obiekty gastronomiczne po wynajmujących sprzęt sceniczny i producentów scenografii, a nawet instruktorów sportowych, impresariów gwiazd, ubezpieczycieli czy firmy ochroniarskie.

- Organizacja podróży motywacyjnej składa się z wielu elementów - mówi Maciej Lipski, MICE manager w Wakacje.pl.

Firma, choć kojarzona głównie z wyjazdami wypoczynkowymi, stworzyła ostatnio dział MICE. Zanim wyszła na rynek z propozycją komercyjną, przez wiele lat ćwiczyła na sobie, organizując wyjazdy dla swoich pracowników. Grupy liczyły od kilkunastu do kilkuset osób.

- Od wielu lat współpracujemy z większością biur podróży obecnych na naszym rynku, dzięki czemu posiadamy dostęp do szerokiej gamy produktów turystycznych. Do tego dochodzą relacje z innymi kontrahentami w kraju i za granicą. Wiemy, że wyjazdy firmowe to nie tylko przelot i zakwaterowanie, ale szereg usług dodatkowych, od typowo merytorycznych, związanych z organizacją konferencji czy szkolenia, aż po rekreacyjne i rozrywkowe - dodaje.

Wśród tych ostatnich można wymienić np. udział ekspertów z dziedziny wskazanej przez klienta czy mówcy motywacyjnego. Czasem trzeba przygotować zajęcia z team buildingu, zorganizować zwiedzanie, czy zapewnić bezpieczny udział w innych aktywnościach, mogą to być nawet sporty ekstremalne. Biorąc pod uwagę liczbę składowych takiego wyjazdu, firmy zazwyczaj decydują się na zlecenie tego wyspecjalizowanym organizatorom. Szczególnie że znaczenie ma nie tylko dostęp do kontrahentów, ale i pogłębiona znajomość samych kierunków.

- Kiedy pojawia się zapytanie o organizację wyjazdu, musimy dokładnie poznać potrzeby klienta. Jeśli ma to być podróż połączona ze szkoleniem, wymianą wiedzy i doświadczeń w danym zakresie, najlepiej pojechać w miejsce, które w danej dziedzinie się specjalizuje - wyjaśnia MICE manager z Wakacje.pl.

Są bowiem kraje, regiony czy miasta, w których szczególnie rozwinięta jest jakaś dziedzina wiedzy (szkoły wyższe, instytuty badawcze, działy badań i rozwoju firm komercyjnych) czy przemysłu. Wówczas łatwiej o wybitnego eksperta czy networking z tamtejszymi specjalistami.

- Jeśli podróż ma mieć charakter motywacyjny, szukamy miejsc, które pozwolą zorganizować zajęcia integracyjne albo przygotować krótkie szkolenie czy występ mówcy motywacyjnego. Znaczenie ma też czas. Kiedy mówimy o krótkim wypadzie, proponujemy miejsca, do których można dotrzeć szybko i wygodnie, na przykład łącząc wyloty z różnych miast. To szczególnie atrakcyjne rozwiązanie dla firm, które mają oddziały rozsiane po całej Polsce - dodaje Maciej Lipski.

Trendy rynkowe pokazują, że szeroko rozumiane wyjazdy firmowe - od służbowych spotkań, przez udział w wydarzeniach oraz podróże motywacyjne odradzają się po pandemii z całą mocą. Widać to nie tylko po zainteresowaniu obserwowanym przez ich organizatorów, ale też po danych linii lotniczych, które notują odbicie segmentu podróży służbowych. Polska jako rynek źródłowy dla tego typu wyjazdów staje się coraz ważniejsza, o czym świadczą rosnące liczby uczestników targów dla organizatorów z branży MICE.

- Polscy organizatorzy wysyłają coraz więcej grup za granicę, podróżują po całym świecie, a kontrahenci szukają najlepszego sposobu na dotarcie do nich i pozyskanie ich uwagi - twierdzą organizatorzy wydarzenia Meet the Bidder przeznaczonego właśnie dla organizatorów incentive travel. Wydarzenie odbywa się cyklicznie od siedmiu lat trzy razy do roku i jak dotąd, przewinęło się przez nie ponad 600 wystawców z całego świata.

Marzena German, Wakacje.pl